5 базових правил

комунікації

у віддалених командах

Знаємо, як інколи стресово працювати у команді, яка не знаходиться у одному приміщенні, коли тобі можуть годинами не відповідати на повідомлення, або виконувати задачу не так, як ти її поставив, бо людина зрозуміла щось своє…

На щастя, у нашій команді такого вже давно нема - ми працюємо злагоджено та ефективно. Бо ми для себе сформували низку правил, які допомагають нам “stay calm” та прозоро комунікувати один з одним навіть на відстані тисяч кілометрів.

Кожне правило сформовано на базі помилки та досвіду. Якщо їм слідувати - це допомагає уникнути проблем та підвищує ефективність у роботі загалом. Тож зберігайте собі 5 базових правил комунікації у віддалених командах від Etcetera:

1) Не зрозумів - запитай

Запитувати не соромно, це круто! Це показує, що ти в темі, що тобі не все одно. Не знаєш якесь слово? Питай! Не розчув завдання? Перепитуй! Закидали тебе незрозумілими абревіатурами? Не мовчи, а з'ясовуй! Це говорить про твою уважність до деталей та зацікавленість у роботі.

Ми в команді цінуємо таких активних колег. Бо коли всі все розуміють - робота йде як по маслу. Тож не соромся, питай сміливо.

2) Сумніваєшся - уточни

Бувало у вас таке? Отримуєте завдання і думаєте: "Та я це сто разів робив, все ясно". А потім виявляється, що ви зовсім не те зробили. Знайома ситуація?

Навіть якщо тобі здається, що ти все знаєш, не поспішай. Бо твій досвід - це круто, але він може зіграти з тобою злий жарт. Якщо зараз кожен із нас подумає про фрукт, то кожен уявить свій. Так з усим! Тому завжди варто перевірити, чи ви на одній хвилі - проговорити, хто як розуміє виконання задачі, уточнити всі деталі.

Не соромся уточнювати! Це не занудство, а ознака профі. Бо професіонал знає: краще витратити хвилину на уточнення, ніж потім день на переробку.

3) Маєш проблему - озвучуй, потім вирішуй

У роботі, інколи, найстрашніше це не дедлайн і не складні задачі, а несподівані проблеми, про які ніхто не знає. Ми цього уникаємо завдяки правилу "Маєш проблему - озвучуй, потім вирішуй”.

У всіх випадках варто попередити команду, коли щось пішло або йде не так. Алгоритм такий:

Озвучити проблему і на що вона впливає;
Валідувати з командою (або з клієнтом – в залежності від випадку), що це дійсно проблема і її необхідно вирішувати зараз;
Визначити, хто її вирішує (це може бути твоя відповідальність, а може і ні)

Як побічний ефект, якщо таку проблему вже вирішували, у команди взагалі може бути готовий “шорткат”. Але ти про це не знатимеш, якщо не озвучиш проблему.

Не буває "поганих новин". Є тільки інформація, яка допомагає нам стати кращими та знайти ефективне вирішення з мінімальними затратами часу та нервів.

4) “Горить!” - кричи до того, як згоріло

Для особистих форс-мажорів у нас є окреме правило: “Кричи до того, як згоріло”.

Різне у житті буває - ви захворіли, зникло світло, застрягли в аеропорту, або завал на іншому проєкті - і робота стала. Кричіть "Горить!" і не витрачайте час, сподіваючись “Може зараз виправиться” - якщо виправиться - супер! А не виправиться - всі будуть до того готові.

Коли команда знає про можливі труднощі, є можливість знайти оптимальне рішення у моменті або пофлексити, посунути дедлайни, перерозподілити завдання абощо.

Не намагайтеся бути супергероєм - просто дай знати, що у вас "припікає". Чесно говорити про труднощі - це не слабкість, а ознака відповідальності.

5) Transparency now

Ще одне просте, але важливе правило у нашій команді - “Transparency now”. В умовах віддаленої роботи ми не можемо бачити, чим займаються інші, тому нам потрібно бути прозорими у комунікації.

Уявіть ситуацію: ви надіслали важливе повідомлення або завдання колезі, а у відповідь тиша. І ви вже почали хвилюватися - чи отримали взагалі ваше повідомлення? В той момент людина може вже почати виконувати роботу, але ви ж про це не знаєте і йдете за допомогою іншого колеги. Так витрачається командний час та зменшується ефективність.

Ми пропонуємо завжди відповідати в межах години та позначати чітко свої дії:

поставити смайлик, якщо ти побачив та прийняв до відома;
якщо отримав задачу, зазнач, коли зможеш її почати чи віддати;
повідомити, якщо не можеш це виконати.

Це правило допомагає всім бути в курсі і підтримувати чіткість у виконанні завдань. Коли кожен з нас дотримується "Transparency now", це забезпечує ефективність роботи та зменшує стрес від невизначеності.