Управління віддаленими командами:

7 проблем та як їх вирішити

Управління віддаленими командами - це складно. Ось 7 основних проблем, з якими ви можете зіткнутися, і професійні поради від Etcetera Проджет менеджерки Олени з 11 роками досвіду в проєктах в різноманітних галузях щодо того, як з ними впоратися

1. Віддалена робота сама по собі є першим викликом

Технічні проблеми, такі як перебої в електропостачанні чи Інтернеті, можуть ускладнювати роботу, бо команда просто фізично не має можливості вийти на зв’язок. І хоча в українському контексті ця проблема стає ще більш гострою, минула зима також навчила нас, що її можна вирішити. Багато наших фрілансерів мають генератори, ecoflows або навіть starlink. І вони знають усі найближчі кафе та коворкінги, де є укриття, електроенергія та вай-фай, щоб у будь-який час залишатися на зв’язку.

Отже, як ПМ ваше завдання полягає в тому, щоб підтримати свою команду в пошуку найкращих запасних рішень на випадок технічних проблем.

2. Персональні графіки та часові пояси

Фрілансери — це не офісні працівники, які працюють з тобою в одному приміщення з 09:00-17:00. Тому доводиться мати справу з різними часовими поясами, а також тим фактом, що дехто прокидається лише опівдні, та працює всю ніч. Це може викликати складнощі в комунікації команди.

Є кілька порад щодо вирішення цієї проблеми:

По-перше, спробуйте знайти спільний проміжок часу, який підходить усім для регулярних зустрічей. Часто це також залежить від часового поясу клієнта.
По-друге, встановіть правило щодо того, коли всі мають надіслати відповідь на повідомлення. Наприклад, ми всі знаємо, що якщо ми отримуємо повідомлення в робочий час, ми повинні відповісти протягом години. Навіть якщо це просто коротке «зрозумів, розберусь завтра», це все одно допоможе підтримати комунікацію.
Остання порада: НЕ треба додавати всіх до кожної зустрічі. Звичайно, інколи потрібно зібратися всією командою. Але часто питання мають обговорити лише дизайнер-розробник або розробник-QA. Тому не потрібно намагатись знайти ідеальний час, який підходить для всіх, коли по факту це стосується лише двох-трьох людей.

Завдання PM у разі таких проблем полягає в тому, щоб контролювати комунікацію та переконатися, що команда вчасно отримує та відповідає на всі повідомлення.

3. Персональні особисливості

Інша проблема (яка також поширена в невіддалених командах) полягає в тому, що деякі люди в команді можуть один з одним не ладнати. Деякі люди просто мають несумісні особистості, і їм дуже важко працювати разом.

Ось кілька порад, як вирішити це:

Під час процесу відбору команди для конкретного проєкту, якщо у вас є 2 людини зі схожою експертизою, то виберіть того, хто має хороші стосунки з рештою команди в цьому проєкті.
Регулярні тімбілдінг заходи можуть зміцнити дружність команди. Намагайтеся краще пізнати людей, з якими ви працюєте за межами їх робочого середовища. Це можливо онлайн в тому числі, наприклад, для Etcetera важливі наші регулярні онлайн-дрінки, онлайн-настолки, а також офлайн-мітапи.
Крім спеціальних заходів, намагайтеся впроваджувати невеликі ритуали та внутрішні приколи для кожної команди, з якою ви працюєте. У деяких довгострокових проєктах у нас є прізвиська один для одного. В інших проєктах ми традиційно обмінюємось фотографіями щоп’ятниці. Ці маленькі речі дуже допомагають людям краще ладнати та покращують їхню співпрацю

4. Організація та контроль

Залученість в декількох проєктах є поширеною у віддалених командах. Тому часто важко контролювати, хто що робить, і чи працює хтось взагалі чи спить, до сусіди, наприклад, всю ніч не давали спати. Хоча особиста відповідальність є однією з головних цінностей нашої команди, навіть незважаючи на це, ви повинні мати певний контроль над командою, щоб дотримуватись термінів і досягати всіх результатів.

Олена каже, що найкращим рішенням для контролю віддалених команд є регулярні планові чекапи. Використовуйте короткі 15-хвилинні дзвінки щоранку, або ж хай кожен надішле вам список завдань на день. Це дасть ПМ можливість стежити за продуктивністю та одночасно додасть достатньо гнучкості, щоб пристосуватися, якщо щось вийде з-під контролю. Що підводить нас до наступного пункту👇

5. Екстрені випадки

Вони трапляється як в офлайн роботі, так і у віддалених командах. У випадку, якщо у вас віддалена команда, головна проблема полягає в тому, що ви можете не знати, що у когось форм-мажор, який може вплинути на роботу. Єдине рішення тут полягає в тому, щоб у непередбачуваних ситуаціях члени команди завжди інформували команду.

Якщо щось сталось, що може вплинути на роботу, це обов'язок кожного негайно повідомити про це, перш ніж все вже вийшлo з-під контролю. Це дозволить менеджеру скоригувати розподіл завдань і, якщо потрібно, повідомити про затримку клієнта.

6. Технічні моменти

Робота над кількома проєктами часто означає використання купи інструментів. Деякі клієнти віддають перевагу Asana, інші використовують Trello, Notion або просто надсилають усі завдання в Skype. Хоча й не серйозна проблема, це може спричинити певні незручності, а іноді й заважати процесам.

Є кілька рішень, які рекомендує Олена:

Перший варіант – автоматизація та інтеграція. На щастя, майже всі сучасні інструменти підтримують імпорт, експорт і автоматичне перенесення завдань. Отже, виберіть зручну платформу, інтегруйте її з іншими, і команді не потрібно буде стрибати між різними інструментами.
Якщо інструмент, який використовує клієнт, не підтримує інтеграцію, наступним варіантом є спроба переконати клієнта не використовувати цей інструмент.
Якщо другий варіант не спрацьовує і клієнт наполягає на використанні якогось дивного унікального інструменту, про який ніхто не чув, то допомагає тімбілдінг. Ви збираєтеся командою, жалієтесь один-одному на клієнта і на той інструмент. А потім намагаєтеся разом розібратись, як він працює. У деяких випадках МП бере на себе завдання вносити всю інформацію в ту програму, дозволяючи команді зосередитися на своїй роботі. Зазвичай, команда за таке дуже вдячна і це підтримує дружню атмосферу.

7. Вигорання та його виявлення

Помітити зниження продуктивності члена команди може бути складно, коли ви не бачите його особисто. Ще складніше допомогти комусь з цим впоратися. Олена впевнена, що робота МП полягає не лише у відстеженні ефективності та результатів проєкту, а й у відстеженні емоційного стану команди.

Короткий, але ефективний тест на виявлення вигорання в команді - задати якесь «дурне» запитання та попросити команду пояснити, як щось працює. Це покаже вам, чи є у члена команди достатньо ентузіазму та ресурсу, щоб навчати і ділитися знаннями. Якщо ні – можливо, вони втомились, занудились або навіть вигоріли.

Щоб допомогти команді в такому випадку гарно працює спонукати їх до навчання та розвитку. Чудовий спосіб зробити це — запропонувати спільну проблему для мозкового штурму. Обговорення проблеми, пошук креативних шляхів їх вирішення, дослідження предмету залучають команду, і вони починають більше переживати про проєкт, який вони роблять. Кінцева мета тут – весь час спонукати членів команди до розвитку не тому що їм про це говорять, а тому що їм це дійсно цікаво.