Work Diary на Upwork:

як він працює

і що варто знати

На Upwork погодинна оплата — це не просто робота за таймером. Це система, яка може гарантувати оплату навіть тоді, коли у клієнта щось піде не так. Але тільки за умови, що ви правильно ведете Work Diary. У цій статті — практичний гайд, як усе працює, без міфів і формальностей.

Time Tracker: що він фіксує і як це працює

Upwork ділить робочий час на так звані billing segments — 10-хвилинні блоки. У кожному з них трекер:

робить один випадковий скріншот,
фіксує активність: кліки, клавіатуру, мишу,
оцінює рівень активності (відображається у вигляді «зелених клітинок»).

Тобто скріншоти не робляться рівно кожні 10 хвилин, а зʼявляються в довільний момент протягом кожного блоку. У середньому — 6 скріншотів на годину.

Також з досвіду: якщо ви переходите між вікнами (наприклад, із Figma на браузер або Slack), трекер може зробити позаплановий скріншот — щоб зафіксувати зміну контексту. Це не прописано в офіційній документації, але трапляється в роботі.

І ще: трекер вимкнеться сам, якщо не бачить активності 10 хвилин. Але іноді буває навпаки — якщо кіт пройшовся по клавіатурі або діти вирішили поклацати, доки ви відвернулись чи забули вимкнути трекер — на скрін може потрапити дивна активність. Краще перевірити все вручну, перш ніж залишати роботу в трекері без нагляду.

Усі ці дані збираються в Work Diary: скріни, memo (короткі нотатки), індикатори активності. І саме вони — ваша гарантія.

Хто і навіщо переглядає ваш Work Diary

Більшість фрилансерів ведуть щоденник самостійно — і самі відповідають за його якість. Клієнти можуть зазирнути у ваш Work Diary будь-коли, але найчастіше це трапляється на початку співпраці або тоді, коли виникають запитання до обсягу роботи чи фінальної якості. Це не регулярна практика, але така можливість у них завжди є — і краще вести Diary так, ніби клієнт може глянути туди будь-якої миті.

Клієнт має тижневе «вікно ревʼю» — з понеділка 12:00 UTC до пʼятниці 23:59 UTC. У цей час він може видалити чи оскаржити години. Якщо цього не зроблено — оплата підтверджується автоматично.

У нашій команді Work Diary також переглядають менеджери — щотижня, перед дедлайном понеділок 12:00 UTC. Вони не контролюють процес, а перевіряють, чи виглядає все логічно: memo зрозумілі, активність не просіла, немає порожніх або зайвих скріншотів.

Memo — це короткий опис того, над чим ви працювали. Наприклад: “UI update for settings screen”, “debug checkout form”, “аналітика конкурентів”. Уникайте загальних слів на кшталт “робота” чи “дизайн”. Memo допомагає клієнту зрозуміти, куди пішов час, а вам — отримати оплату завдяки Hourly Payment Protection.

Якщо ви працюєте як самостійний фрилансер без менеджера, цю роль автоматично виконуєте ви — і саме вам важливо стежити, щоб усе відповідало правилам.

Як працюють перевірки від Upwork

Фактично є два типи перевірок Work Diary:

Перший випадок – коли закінчився робочий тиждень і Upwork виставив клієнту рахунок на оплату в понеділок, але чотири дні поспіль система не змогла списати з нього кошти (закінчились гроші на рахунку клієнта, чи картка стала не дійсна). Саме це і є страховий випадок, і саме тоді запускається офіційна перевірка Upwork. Платформа сама ініціює ревʼю, бо повинна вирішити, чи готова вона покрити ці витрати зі свого рахунку.

Якщо щоденник відповідає всім вимогам Hourly Payment Protection — Upwork виплатить кошти. Якщо у будь-якому з 10-хвилинних блоків є порушення (немає memo, занизька активність, нерелевантні скріншоти), ці блоки видаляються і не будуть оплачені

Другий випадок перевірок — не пов’язаний з оплатою напряму. Він виникає, коли клієнт або фрилансер потрапляє «під підозру». У такому разі можуть перевірити всі контракти цього клієнта та всі щоденники. Це відбувається навіть у випадках, коли клієнт вже схвалив ці години. Якщо вони були оплачені — Upwork автоматично поверне кошти клієнту і автоматично вирахує їх у фрілансера.

І найголовніше: такі перевірки тривають бувають повторні. Наприклад, якщо минулого тижня у вас видалили кілька блоків, наступного можуть знову переглядати щоденник. Це не покарання, а системна перевірка. І триватиме вона до моменту, поки все не буде в нормі.

Hourly Payment Protection: 9 умов, щоб вона реально працювала

Контракт погодинний. Fixed-price не підпадає під захист.
Ваш профіль має бейдж Identity Verified. Без нього захист не діє.
Клієнт — з перевіреним способом оплати. Це має бути підтверджено ще до початку роботи — тобто картка або PayPal клієнта мають бути додані та верифіковані в системі Upwork. Якщо цього немає на момент запуску трекера, години не підпадатимуть під Hourly Payment Protection
Ваш профіль у good standing. Ваш акаунт не має бути під блокуванням або розслідуванням на момент подання запиту на Hourly Payment Protection. Upwork не публікує точних термінів, але ми отримали відповідь від підтримки: якщо акаунт мав suspend протягом останніх 90 днів — захист не діє. Навіть коротке порушення може вплинути на результат перевірки.
Години мають бути залоговані через Upwork Desktop App.
Скріншоти мають відображати реальну роботу. Відкритий код, Figma чи документи — ок. YouTube чи соцмережі — ні.
Memo та activity label для кожного 10-хв блоку. Коротко й конкретно: над чим саме ви працювали.
Активність — жива. У кожному 10-хвилинному блоці трекер фіксує, наскільки активно ви працювали: скільки разів натискали клавіші або рухали мишкою. Активність вище 40% Upwork вважає достатньої (тобто не видалить).
Не перевищено ліміт годин. Все, що вище не захищається.

Що робити з over-weekly limit годинами?

Щотижневий ліміт годин — це межа, яку клієнт встановлює під час створення контракту і може змінити в будь-який момент. Якщо фрилансер її перевищує, години все одно потрапляють до інвойсу, але не підпадають під Hourly Payment Protection.

Щотижня, під час так званого «вікна ревʼю», клієнт бачить, що фрилансер вийшов за межі ліміту. Там автоматично стоїть галочка про згоду оплатити over-limit години. Якщо клієнт її не знімає — ці години підтверджуються й оплачуються автоматично. Якщо ж галочку прибрати — години залишаються в інвойсі, але не будуть оплачені.

Upwork прямо зазначає: Hourly Payment Protection не діє на over-weeky limit години, навіть якщо вони були залоговані трекером з memo, скріншотами і високою активністю.

Якщо бачите, що підходите до межі — краще заздалегідь узгодити з клієнтом: змінити weekly limit, перекинути завдання на наступний тиждень або оформити бонус.

Manual time: коли це доречно, а коли ні

Manual time — це коли фрилансер вручну додає час у Work Diary. Це буває у двох випадках: або хтось забув увімкнути трекер, або принципово не любить скріншоти й використовує manual time для всієї роботи.

Під час створення контракту клієнт має погодити або додавання Manual time – у нього є спеціальна галочка.

Саме тому manual time — це про довіру. Бо якщо в клієнта виникають проблеми з оплатою (наприклад, з карткою), Manual time не підпадає під Hourly Payment Protection.

У підсумку: погодинний контракт втрачає свою головну перевагу — захист. І якщо клієнт пропаде або відмовиться оплачувати — трекер вам не допоможе. Manual time варто використовувати лише тоді, коли ви точно довіряєте замовнику або маєте з ним чіткі домовленості.

А як щодо фікс-прайсу?

Насправді Work Diary можна вести і під час роботи на фікс-прайс контракті. Так, це не обовʼязково — але і не заборонено. І це може стати ключовим підтвердженням того, що ви дійсно виконували роботу — особливо у випадках розбіжностей із клієнтом.

На відміну від погодинного контракту, де клієнт оскаржує саме години, на фіксі зазвичай дискутують про результат. Але ведення Work Diary допоможе вам показати, що ви дійсно працювали над завданням: memo, скріншоти, активність — усе це документальні підтвердження. Якщо виникає конфлікт або клієнт звертається до підтримки, ваш щоденник — це найкращий доказ, який може повернути ситуацію у ваш бік.

Варто памʼятати: після закриття фіксованого контракту можливість перегляду Work Diary зникає.

Тому, якщо відчуваєте, що з клієнтом можуть бути суперечки або хочете мати спокійний тил — вмикайте трекер, навіть якщо працюєте за фікс-прайс.

Висновок: дисципліна, яка створює репутацію

Work Diary — це не просто трекер. Це ваша звичка працювати структуровано. Це спосіб показати клієнту: «я ціную і свій, і ваш час». Memo, активність, прозорість — це мікродії, які формують макрорепутацію.

Вести щоденник акуратно — значить не боятися перевірки. А ще — не турбуватись, якщо щось піде не так. Бо коли все зроблено правильно, Upwork буде на вашому боці.